おすすめの文書管理システム15選

機能の網羅性 (9/10)

DirectCloudはユーザー数無制限を前提に、アクセス権限の細分化、リンク共有の有効期限/ダウンロード制御、承認フロー、操作ログ、ウイルスチェック等の中核機能を一通り備える。ファイルサーバー代替として求められるフォルダ/権限継承や大容量転送も標準装備で、現場運用と情報システム双方の要件を満たしやすい構成である。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

国内データセンターでの運用、通信と保存時の暗号化、詳細な操作ログ、IP制限、2要素認証など実運用に効く制御が揃う。ファイルの外部共有も権限と有効期限を厳格に設定でき、社外連携時の情報漏えいリスクを抑制。監査対応で求められる証跡取得もUIから容易に追跡可能で、内部統制に寄与する。

使いやすさ (8/10)

エクスプローラーライクなUIとドラッグ＆ドロップ、ブラウザ・デスクトップ双方のクライアントが用意され、現場の習熟負荷が低い。アクセス権やリンク設定もガイドに沿って段階的に指定でき、利用者が誤設定しにくい設計。検索はメタ情報と全文に対応し、ファイル点数が多い環境でも目的物を迅速に特定できる。

連携・拡張性 (8/10)

ユーザー/権限の一括取り込みやSSO、API連携、外部ストレージ連携などIT資産への組み込みがしやすい。承認フローのカスタマイズやメール連携も可能なため、既存のワークフロー/ポータルと段階的に統合しやすいのが利点。大規模移行向けのデータ移行支援も提供され、段階移行の計画立案に向く。

価格/コスト効率 (8/10)

ユーザー数無制限の料金体系は、利用者規模が大きい組織ほど一人当たりコストを抑えやすい。容量や機能要件に応じて算出され、スコープに基づき提示されるため、拠点数やプロジェクト単位での増減にも柔軟に追従可能。段階導入やPoCを組み込み、最適な費用を提案しやすい点も実務的だ。

機能の網羅性 (8/10)

Fleekdriveは権限の粒度、版管理、承認、全文検索、外部共有リンクの詳細制御など、企業利用に必要な機能を網羅。フォルダ階層の継承と個別設定の両立により、部門/案件単位の権限運用を破綻なく実装できる。運用ポリシーに沿った自動削除や保管期間設定により、ストレージ健全性も維持しやすい。

セキュリティ/コンプライアンス (8/10)

多要素認証、IP制限、端末制御、権限・操作履歴の監査など、内部統制で求められる要素を備える。外部共有はパスワード・有効期限・ワンタイム認証を含む細かな制約が設定でき、案件ごとの情報公開レベルを柔軟に制御可能。管理者は監査ログから利用状況を横断確認でき、逸脱の早期検知に寄与する。

使いやすさ (8/10)

ドラッグ&ドロップや右クリック操作など直感的UIを提供。版管理は履歴差分の可視化とロールバックが容易で、誤上書き時の復旧時間を短縮。検索は属性・本文・更新者等で横断でき、タグ活用で横串参照も可能。ガイド付き共有設定により、現場ユーザーがポリシー準拠の共有を自立的に行える。

連携・拡張性 (7/10)

SSO/AD連携、Salesforce等の業務SaaS連携、APIによる自動化に対応。申請/承認や案件進行のワークフローを既存システムと結合でき、文書を業務フローの中で一貫管理可能。大規模移行に向けたコンサル支援も用意され、段階移行やフェーズ分割の戦略を取りやすい。

価格/コスト効率 (7/10)

ユーザー数や容量、必要機能に応じて個別見積で提示。スコープの大小に柔軟に対応し、段階導入や一部部門からのスモールスタートも設計可能。不要機能を省くオーダーメイド構成により、TCOの最適化を図りやすい。ヒアリングを踏まえた透明性の高い見積もりを行う点も評価できる。

機能の網羅性 (9/10)

Fileforceはユーザー数無制限の料金体系に加え、権限管理、版管理、外部共有制御、操作ログ、ファイルサーバーライクなクライアントなど実運用に直結する機能が揃う。大容量データの転送/同期に強く、拠点分散や海外拠点間でのレプリケーションでも体感速度を確保しやすい設計である。

セキュリティ/コンプライアンス (8/10)

保存時/通信時暗号化、リンク保護、IP/端末制限、詳細な操作ログに対応。監査時に求められる『いつ誰が何にアクセスしたか』を時系列で追跡でき、内部統制やISMS運用でのエビデンスとして活用可能。外部共有の制限設定も細かく、案件毎の公開範囲を厳格に管理できる。

使いやすさ (8/10)

エクスプローラー互換の操作感、ドラッグ&ドロップ、右クリックメニュー、差分同期など、既存のファイルサーバー利用に近い体験を提供。現場の教育コストが低く移行障壁が小さい。検索は属性/本文/更新者等の複合条件に対応し、過去版の復元も容易で事故復旧が速い。

連携・拡張性 (8/10)

AD/SSO連携、APIによる自動化、既存バックアップ基盤やEDRとの併用など、企業ITとの親和性が高い。移行支援のメソドロジーが整備され、段階移行や並行稼働計画も立てやすい。建設業向けの図面プレビュー等、業種別の実務に合わせた拡張も進んでいる。

価格/コスト効率 (8/10)

Unlimited系プランは利用者増に伴う単価低減効果が高く、拠点/部門横断の全社利用に向く。容量要件に応じてオーダーメイドに近い構成も可能で、不要機能を省いた最適化によりTCO削減が図れる。見積は要件に応じて算出され、構成根拠を明示するため納得感がある。

機能の網羅性 (9/10)

サイト/ドキュメントライブラリ、列（メタデータ）、版管理、チェックアウト、公開承認、情報管理ポリシーなどの標準機能が充実。Microsoft 365の他サービスと密に連携し、Teamsからの共同編集、Power Automateによる承認フロー、eDiscovery等まで一気通貫で設計できるのが強みである。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

データ損失防止（DLP）、保持/ラベル、条件付きアクセス、監査ログ、暗号化など企業要件に対応。共有リンクの粒度制御や外部ユーザー管理も標準化され、ゼロトラスト前提のアクセス制御設計が取りやすい。監査/法規制に対する証跡や保持もMicrosoft Purviewで統合管理できる。

使いやすさ (8/10)

Officeアプリと同一の編集体験をクラウドで提供し、共同編集や自動保存、コメント/メンションが自然に使える。標準テンプレートでサイトやライブラリを迅速に作成でき、ガバナンスルールもセンター側で一元適用可能。検索はMicrosoft Searchと統合し、横断的に目的物へ到達できる。

連携・拡張性 (9/10)

Teams、OneDrive、Power Platform、Azure AD、Graph APIなど周辺サービスとの親和性が高い。ローコードでのフローや画面拡張から、SPFx/Graphによる高度な拡張まで段階的に対応でき、既存資産を活かした統合がしやすい。外部SaaS連携のコネクタも豊富である。

価格/コスト効率 (8/10)

単体プラン/スイート（Microsoft 365）双方で選択可能。基本的な文書管理はPlan 1で十分なことが多く、Teams連携やOffice利用も加味するとスイートでの包括契約が割安になる場面が多い。要件に応じて算出され、構成根拠を明確化した見積りが取りやすい。

機能の網羅性 (8/10)

DocuWareは請求書や契約、技術資料など多様な文書をワークフローと組み合わせて一元管理できる。キャプチャから保管、検索、配布、承認までのライフサイクルを標準機能でカバーし、複合機スキャンとの連携により紙電子混在環境でも運用しやすい。大規模利用の事例も多く拡張性も高い。

セキュリティ/コンプライアンス (8/10)

権限/監査ログ/保持/削除ポリシーなど、内部統制に必要な要素を備える。監査対応では操作履歴・承認履歴を明確にたどれるため、証跡提示の負担が小さい。文書の暗号化や安全な共有手段も用意され、誤配布リスクを抑えられる点が評価できる。

使いやすさ (7/10)

直感的なUIと検索性の高さにより、現場での利用定着がしやすい。承認はメールやポータルと連携して催促・通知を自動化でき、滞留の可視化も可能。テンプレートやフォームを活用することで、入力ミスの抑制と処理時間の短縮に寄与する。

連携・拡張性 (8/10)

複合機連携や外部システム連携、APIによる拡張に対応。会計・販売・人事などの基幹/業務システムと連係し、帳票や契約ドキュメントを自動的に紐付けて一元参照できる。拠点展開も段階導入が可能で、業務ごとのテンプレート適用により横展開がしやすい。

価格/コスト効率 (7/10)

要件に応じて算出される。紙運用や散在するファイルサーバの統合、承認遅延の解消など業務効果が見込める場合、TCO削減の根拠を定量で示しやすい。段階導入や部門スコープから開始する構成も可能で、投資対効果を可視化しながら拡大できる。

機能の網羅性 (8/10)

eValueのドキュメント管理は、属性・全文検索、承認・公開、版管理、保管期限管理、棚卸機能まで備え、社内規程や契約、図面など多様な文書を一元的に統制できる。ワークフローやポータルとシームレスに連携し、作成から承認、公開・周知、見直しまでの業務を一気通貫で標準化できる点が強み。

セキュリティ/コンプライアンス (8/10)

権限の多段階設定や操作ログ、承認履歴の保持など、内部統制で必要な管理が可能。公開期限や保管年限の設定により、不要な情報の自然減や最新性の担保も行いやすい。監査時の証跡提示が容易で、規程の改定履歴と周知の証跡も残せる。

使いやすさ (7/10)

部門・文書種別ごとのテンプレートや権限継承で、運用開始時の設計が容易。利用者はポータルから目的文書へ自然に到達でき、更新通知や既読確認の仕組みで周知漏れを防止。現場が迷いにくいUIで、定着速度を重視する企業に適する。

連携・拡張性 (7/10)

稟議ワークフロー、掲示板、スケジュール等と統合され、ポータル主導での利用が可能。外部システム連携はAPI/データ連携で段階導入がとれる。オンプレ/クラウド双方の提供形態により、既存ITアーキテクチャに合わせた展開がしやすい。

価格/コスト効率 (7/10)

構成・利用規模に応じて個別に算出。既存グループウェア/ワークフローを活かした統合で周辺費用を抑えやすく、紙運用や重複管理の削減効果が生まれやすい。PoCや段階導入で費用対効果を検証しながら拡張できる点も実務的だ。

機能の網羅性 (8/10)

NEOの文書管理は、文書の承認・公開、版管理、全文/属性検索、既読確認、公開期限などの要素を備え、社内規程・マニュアル・安全衛生文書等の周知と統制に向く。掲示板やワークフローと一体で運用でき、作成から承認、公開、周知、改定までをグループウェア上で完結できるのが利点。

セキュリティ/コンプライアンス (7/10)

権限設定と公開範囲が緻密に設定でき、部門限定の公開や社外公開の抑止を標準機能で担保。公開/改定履歴と既読記録が監査証跡として機能し、周知徹底の実績管理に活用できる。アクセスログも取得でき、内部統制に必要な可視化が可能。

使いやすさ (8/10)

グループウェア共通のUIで、利用者はメニューから迷わず到達可能。既読確認や期限付き公開など“周知に効く”動線が整備され、現場の実務に馴染みやすい。検索も横断的で、対象文書を迅速に特定できる。

連携・拡張性 (7/10)

ワークフロー/掲示板/ポータル/メッセージとの連携により、公開・周知・改定の一連の流れを自動化しやすい。アドオンや外部連携も用意され、既存の人事・品質系システムと必要箇所で接続可能。

価格/コスト効率 (8/10)

グループウェア一体で提供されるため、単一の契約/管理で複数の業務を賄えるのが強み。文書管理単独製品に比べ、社内ポータルや稟議と併用した“周知”効果を得やすく、導入のROIを説明しやすい。詳細金額はユーザー数とプランに基づき提示される。

機能の網羅性 (7/10)

POWER EGGはグループウェアに統合された文書管理で、承認・公開・版管理・検索・既読確認を通し、社内規程から業務マニュアルまで一元管理できる。稟議やポータルと連携し、作成から公開・周知・見直しのPDCAをプラットフォーム内で完結できるのが現場運用に効く。

セキュリティ/コンプライアンス (7/10)

権限・公開範囲の厳密な制御、承認履歴、操作ログにより、内部統制に必要な証跡を確保。公開期限や版の凍結など、文書の正本管理を崩さない運用を支援する。監査時の提示資料作成も履歴参照で効率化できる。

使いやすさ (7/10)

統一されたUIで導入教育の負担が少ない。既読確認や通知/催促により、現場浸透が加速しやすく、規程周知の未読ゼロを目指す運用が取りやすい。検索も属性と本文で横断可能で、目的文書へ迅速に到達できる。

連携・拡張性 (6/10)

ワークフロー/ポータル/スケジュール等のモジュールと連携し、業務文脈の中で文書を扱える。外部システムとのデータ連携やシングルサインオンにも対応し、既存資産を活かした統合が可能。

価格/コスト効率 (7/10)

利用者数や機能構成に応じて個別見積。グループウェアと一体化することで単一プラットフォーム上に“周知/承認/保管”をまとめられ、周辺費用の抑制や管理負荷の削減が期待できる。段階導入や部門スコープでの開始も容易だ。

機能の網羅性 (9/10)

活文は企業の重要文書をライフサイクルで統制し、作成・改定・承認・公開・保管・廃棄までのプロセスを一貫管理できる。図面や仕様書、設計変更の履歴管理に強みがあり、製造や社会インフラなど大型組織での運用に耐える設計である。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

厳密なアクセス制御、版/履歴管理、保持/廃棄ポリシー、監査証跡の整備により、ISOや内部統制要件に対応。機密情報の社外持ち出しを抑止し、監査時に必要な証跡を迅速に提示できる。

使いやすさ (7/10)

大規模運用を想定したUIで、権限/属性/階層の複合条件でも目的文書を素早く特定できる。テンプレート化や自動付番により、現場の入力ミスを抑制。エンジニアリングチェンジに伴う関連文書の更新漏れも、ワークフローで抑止できる。

連携・拡張性 (8/10)

PLM/ERP/ECM等との連携やAPI拡張に対応し、既存の設計/生産/品質システムと文書を一体管理可能。拠点間/サプライヤ連携にも配慮され、国際的なサプライチェーンでも運用しやすい。

価格/コスト効率 (7/10)

オーダーメイドでの導入が中心で、要件に応じて算出。変更管理の強化や監査対応の省力化、手戻り削減など、定量効果が見込みやすい領域でROIが高い。段階的なスコープ拡大にも対応する。

機能の網羅性 (8/10)

Liferay DXPはポータル基盤上で文書ライブラリ、版管理、ワークフロー、権限、検索を統合提供。社外顧客/パートナー向けと社内利用を一つのプラットフォームで実装でき、情報発信とコンテンツ運用の一体化に強い。

セキュリティ/コンプライアンス (7/10)

ロール/権限の階層化、承認履歴、監査ログに対応。ユーザー/グループ/組織を横断する多段の権限制御で、閲覧/編集/公開範囲を厳密に区分けできる。公開ワークフローにより、改定プロセスの統制も行いやすい。

使いやすさ (7/10)

サイト/ページ設計の中に文書を自然に配置でき、利用者はポータル経由で迷いなくアクセス可能。検索/タグ/カテゴリで横断的に到達でき、版比較やプレビューも容易。非IT部門でも運用しやすいUIだ。

連携・拡張性 (8/10)

REST/GraphQL/API、SSO、外部SaaS/基幹連携が豊富で、DX全体の中で文書を扱える。マルチサイト/マルチテナント構成や多言語対応も得意で、グローバル展開企業に適する。

価格/コスト効率 (7/10)

サブスクリプションで機能を包括提供。ポータル/ECM/ワークフローを単一基盤に統合することで、運用の共通化とシステム点数削減によるTCO低減が見込める。価格は要件に応じて算出される。

機能の網羅性 (9/10)

SmartDBはノーコードで文書・台帳・申請をアプリ化でき、版管理や承認、公開、監査ログまでプラットフォーム上で完結する。規程の公開と改定、既読/周知、関連台帳との紐付け等、現場の“運用”に直結する仕立てが可能で、大規模企業の複雑な要件にも対応しやすい。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

きめ細かな権限、操作履歴、監査ログ、保持/削除ポリシーにより、内部統制や監査で必要な証跡を確保。審査フローの分岐や代行承認など、実運用で求められる複雑性にも対応し、規程順守を仕組み化できる。

使いやすさ (8/10)

ドラッグ&ドロップ中心の設計で、非エンジニアでも文書アプリの作成・改定が可能。利用者側もポータルから目的アプリに迷わずアクセスでき、通知/催促や既読管理で周知漏れを防止。検索は属性/本文/関連リンクで横断的に行える。

連携・拡張性 (8/10)

API/SSO/外部SaaS連携を備え、既存人事・品質・会計システムとの連携や、データ連係による自動化に対応。多拠点/多部門でもテンプレートと権限設計により横展開が容易で、段階導入に向く。

価格/コスト効率 (8/10)

要件に応じたオーダーメイド構成で個別見積。紙/メール/Excel分散の集約効果により、検索時間や手戻りの削減、監査対応の効率化等を通じてTCO削減が見込める。段階導入で効果を検証しながら拡張できる点も現実的だ。

機能の網羅性 (7/10)

DOXは社外との安全な文書授受に特化し、アップロード/ダウンロードの制御、期限・パスワード、アクセスログ、通知など、現場運用に必要な機能を備える。専用フォルダや受け渡しワークフローを設計でき、案件単位のやり取りを安全に標準化できる点が強みだ。

セキュリティ/コンプライアンス (8/10)

国内データセンターで運用され、通信/保存時の暗号化、アクセス制御、詳細ログに対応。外部共有のリンクは期限・パスワード・回数制限を設けられ、受け渡しの不正利用を抑止。監査時に必要な証跡をUIから出力できるため、内部統制にも適合しやすい。

使いやすさ (7/10)

専用ポータルから直感的に操作でき、相手先にも分かりやすいUIを提供。通知や期限設定を標準化することで、メール添付文化から脱却しやすく、誤送信や容量制限の悩みを解消。テンプレート化で現場の定型運用に載せやすい。

連携・拡張性 (7/10)

アカウント/容量を柔軟に増減でき、プロジェクト単位のスケールに合わせた運用が可能。既存の情報セキュリティ製品や監査ツールと併用されることが多く、ログ連携や二段階認証でのセキュリティ強化も行いやすい。

価格/コスト効率 (8/10)

初期/基本費用に加え、アカウントと容量でシンプルに算出できるため、社内の稟議で説明しやすい。メール添付削減や誤送信リスク低減、監査対応の効率化により、間接コストの圧縮が期待できる。

機能の網羅性 (8/10)

Garoonのファイル管理は、共有フォルダ、版管理、アクセス権限、検索、公開/既読管理など、社内文書の統制に必要な機能を装備。ポータルや掲示板、ワークフローと一体で運用されるため、規程公開やマニュアル改定の運用が日常の業務導線に自然と組み込まれる。

セキュリティ/コンプライアンス (7/10)

権限の粒度や公開範囲の制御、操作/承認履歴の保持に対応。既読管理の仕組みで、規程周知の実績を記録として残せるため、内部統制の観点で有効。監査時の証跡提示もUIから容易に行える。

使いやすさ (8/10)

ポータル中心のUIで利用者が迷いにくく、文書到達までのクリック数が少ない。スケジュールや掲示と同一の操作体系のため、導入教育の負担が軽い。全文/属性検索で目的文書の探索も容易だ。

連携・拡張性 (7/10)

ワークフロー/掲示/メッセージ/ポータル連携が密で、文書の作成・承認・公開・周知までをシームレスに自動化しやすい。外部システム連携やSSOも整備され、企業IT資産との親和性が高い。

価格/コスト効率 (7/10)

グループウェア一体での提供により、複数ツールの分断を避けられ、運用/保守の共通化で間接費を抑えやすい。価格はユーザー数/構成に応じて算出され、段階的な拡張にも柔軟に対応可能。

機能の網羅性 (9/10)

OnBaseはECMの王道機能を網羅し、キャプチャから文書保管・ワークフロー・電子フォーム・レコード管理まで一つのプラットフォームで提供。各部門の案件/文書を共通基盤へ集約し、全社横断の検索と可視化を実現する。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

詳細な権限と監査ログ、保持/廃棄ポリシー、電子署名やワークフローの証跡管理により、内部統制や規制遵守に対応。監査時の証跡抽出を効率化し、変更履歴を明確に残せる。

使いやすさ (7/10)

案件/文書の関連を画面上で把握でき、検索・承認・参照の導線が整理されている。業務テンプレートやフォーム設計により、現場が自律的に運用ルールを維持しやすい。大規模でもパフォーマンスを維持する設計がなされている。

連携・拡張性 (8/10)

基幹/業務システム、スキャナ/キャプチャ、メール/ポータル等との連携実績が豊富。API/コネクタにより、既存ワークフローや台帳と双方向連携できる。段階導入により部門ごとの横展開も容易だ。

価格/コスト効率 (7/10)

モジュール選択と利用規模に応じて個別見積。紙業務のデジタル化、検索時間の短縮、監査準備の省力化などで定量的な効果が得られやすい。PoCを通じて効果検証した上で本番展開する進め方が取りやすい。

機能の網羅性 (9/10)

Extended ECMは各業務アプリケーションと文書コンテンツをコンテキストで結び付け、保管・検索・ワークフロー・保持/廃棄までライフサイクルを統制する。SAP等とのネイティブ連携を備え、業務の中で文書を扱えるのが特長だ。

セキュリティ/コンプライアンス (9/10)

保持/廃棄ルール、訴訟ホールド、監査証跡、アクセス制御など、規制産業で求められる統制を提供。監査対応のための証跡抽出や改定履歴の可視化も容易で、グローバルガバナンスに適合する。

使いやすさ (7/10)

ユーザーは日常利用する業務アプリ側からコンテンツへ到達でき、移動の手間が少ない。検索や関連ドキュメントの表示がコンテキストで提示され、作業の連続性を損なわない体験を実現する。

連携・拡張性 (9/10)

SAP、Salesforce、Microsoft、各業務アプリとの深い連携が用意され、API経由での統合も可能。グローバル拠点での分散展開、ハイブリッド/クラウド構成にも対応し、スケールアウトしやすい。

価格/コスト効率 (7/10)

大規模ECMとしての投資は個別見積で提示。紙/ファイル分散や保持違反リスクの削減、監査/規制対応の省力化、重複システムの統合によるTCO削減効果が期待できる。段階導入で費用対効果を検証しながら拡張可能。